新东方大愚英语学习丛书：21世纪办公室书信大全

该书精选278封商务书信，包括致谢、推销、订货、投诉、邀请、祝贺等20余种常用商务书信类型，涵盖建筑、贸易、教育、出版、金融、服务等行业，涉及经管、研发、销售、宣传等业务种类，另特别增加3封传真和13份常用商务文书，可供繁忙的商务人士随时查阅，直接套用，实现准确高效的商务沟通。

库迪拉（Francis J. Kurdyla），1933年出生于美国新泽西州，毕业于维拉诺瓦大学机械工程学专业。后赴日本，在上智大学攻读经济学专业，在一桥大学研究生院攻读市场营销学专业。曾任大学讲师，并长期在日产汽车、NEC、NTT、日立制作所、丸红等日本一流企业从事海外通信工作。

英文商务书信的构成要素与格式
致谢
为出差时受到款待致谢 例文001
为受到邀请和收到赠礼致谢 例文002
为出差时受到午宴款待致谢（1） 例文003
为出差时受到午宴款待致谢（2） 例文004
合作洽谈后致谢 例文005
与新代理商人选商谈后致谢 例文006
出差开会后致谢 例文007
为被邀请到家中做客致谢 例文008
附带近况报告的致谢 例文009
为收到纪念品致谢 例文010
为参观研究所致谢 例文011
感谢对方协助选购礼物 例文012
为收到礼物致谢 例文013
为对方寄来资料致谢 例文014
为就任要职时接到祝贺致谢 例文015
为完成销售额时接到祝贺致谢 例文016
为对方出席庆典致谢 例文017
告知病愈并感谢探望 例文018
为吊唁致谢 例文019
出版社向提建议的读者致谢 例文020
酒店向填写调查问卷的顾客致谢 例文021
感谢对方寄送资料并对建议作出回应 例文022

跟进
跟进
首次商务合作会议后立即跟进 例文023
首次会议后立即安排下次会议 例文024
利用初识机会间接推销 例文025
虽然对方拒绝合作，仍与其联系 例文026
跟进寄给名人的邀请信 例文027

安排
出差安排
告知将派专家访问经销商 例文028
告知将派人访问总公司 例文029
总公司邀请代理商来访 例文030
接受代理商的来访 例文031
表示将去机场迎接 例文032
寄送拟定的会议议程 例文033
参观安排
要求参观实验室 例文034
接受参观（1）——简洁的回复 例文035
接受参观（2）——表示欢迎 例文036
接受参观（3）——表示热烈欢迎 例文037
接受参观（4）——要求说明讨论要点 例文038
要求变更参观日程 例文039
拒绝参观（1） 例文040
拒绝参观（2） 例文041
会谈安排
要求会谈（1） 例文042
要求会谈（2） 例文043
要求变更会谈日程 例文044
委派代表与对方会谈 例文045
演讲安排
发出演讲邀请后告知日程安排 例文046
正式发出演讲邀请并确认有关安排 例文047
接受演讲邀请并告知演讲内容 例文048
住宿安排
预订酒店（1） 例文049
预订酒店（2） 例文050
委托安排住宿 例文051
酒店回信告知接受预订并要求支付订金 例文052
酒店通知客人收到订金并已办妥预订 例文053
告知酒店已安排好 例文054
无法预订酒店，建议改变日程 例文055

介绍·推荐
介绍
为拓展海外市场而写的介绍信（1） 例文056
为拓展海外市场而写的介绍信（2） 例文057
主动介绍客户担任代理商 例文058
以私人身份向朋友介绍求职者 例文059
电话联系后随信寄送求职者简历 例文060
访问实验室的介绍信（1） 例文061
访问实验室的介绍信（2） 例文062
推荐
普通的就业推荐信 例文063
大力推荐求职者的就业推荐信 例文064
留学申请推荐信 例文065
留学申请者英语能力证明信 例文066
内容详细的英语能力证明信 例文067
为交易或贷款出具的银行征信 例文068

推销及其回复
推销
以寄送相关新闻报道的方式推销 例文069
以寄送补充资料的方式推销 例文070
以借致谢之机寄送补充资料的方式推销 例文071
推荐临时工 例文072
以邀请参加投资讨论会的方式推销 例文073
出版社劝说读者续订杂志 例文074
餐厅借向顾客致谢之机推销 例文075
提出抗议并再度推销 例文076
试探合作意向 例文077
介绍寻求外销渠道的朋友 例文078
通过介绍人委托销售代理 例文079
通过同行获悉对方情况并委托经销 例文080
向有意合作者说明交易条件 例文081
对推销的回复
表明有意合作并希望进一步会谈 例文082
表明有意担任代理商并提出合作建议 例文083
拒绝担任代理商，但建议对方进入本地市场 例文084
拒绝推销信及其附寄资料（1） 例文085
拒绝推销信及其附寄资料（2） 例文086
拒绝未经约定而寄来的物品 例文087
拒绝对方强力推荐的计划 例文088
断然拒绝纠缠不休的推销 例文089

交易及其回复
交易
简要说明交易事项 例文090
询问产品的详细信息 例文091
要求寄送样品 例文092
要求报价（1） 例文093
要求报价（2） 例文094
向曾有过业务往来的人提出合作 例文095
申请翻译权及销售权 例文096
要求再次考虑我方被搁置的经销权申请 例文097
对交易的回复
对询问交易条件的回复 例文098
说明只对部分项目给出报价 例文099
对报价承诺进行确认并表示理解 例文100
进一步了解请求担任经销商的公司 例文101
表示同意再次洽谈经销权问题 例文102
由于无法达到产量而拒绝交易 例文103
拒绝取得出版权的请求 例文104
拒绝取得经销权的请求（1） 例文105
拒绝取得经销权的请求（2） 例文106
通知已将交易信件转送营业处 例文107

订货及其回复
订货
订货并询问付款方式 例文108
以随函附寄支票的方式订货 例文109
有期限的紧急订货 例文110
接到报价单后订货 例文111
对订货的回复
说明付款后将立即交货 例文112
说明不能满足对方的要求而无法接受订货 例文113
说明价格有变并询问订货意向 例文114
说明已停止生产对方订购的产品 例文115
说明必须向区域经销商订购 例文116

协商
价格协商
说明将提高产品价格 例文117
接受提价要求 例文118
要求延期提价 例文119
拒绝延期提价的要求 例文120
通知实施特别措施而暂缓提价 例文121
初步进行降价协商 例文122
要求降低过高的培训费 例文123
要求降价（1）——以顾客施压为由 例文124
要求降价（2）——以资料为根据 例文125
同意部分降价要求 例文126
再度拒绝降价要求 例文127
说明对方要求小幅降价并无道理 例文128
接受降价要求 例文129
拒绝降价要求（1）——以按方针办事为由 例文130
拒绝降价要求（2）——以产品有竞争力为由 例文131
拒绝降价，但提供价格较低的替代产品 例文132
拒绝降价，但提供宣传津贴 例文133
条款协商
要求修改合约条款 例文134
拒绝修改合约条款的要求 例文135
付款协商
要求延期付款 例文136
同意延期付款的要求 例文137
拒绝延期付款的要求 例文138
同意变更付款方式的要求 例文139
要求重新考虑我方被拒绝的偿付要求 例文140
破例同意支付运费 例文141

催促及其回复
催促
催促付款（1）——催促支付货款 例文142
催促付款（2）——催缴维修保养费 例文143
催促付款（3）——催促支付版税 例文144
再次催促提交销售报告并支付版税 例文145
向保持多年业务往来的银行催促月结单 例文146
催促回复电话中交谈过的事项 例文147
对催促的回复
答复重复的催促，表明款项已付清 例文148
对催促的做法表达不满 例文149

投诉及其处理
投诉
通知送来的货品不全 例文150
因对质量不满意而坚决要求退货 例文151
要求对方说明单方面的罚款决定 例文152
抗议酒店停止某项服务 例文153
抗议因飞机延误而蒙受损失 例文154
对投诉的处理
拒绝退货及退款要求 例文155
表示投诉应由辖区代理商处理 例文156
陈述原则并表示由代理商作详细说明 例文157
告知重要客户已指示相关人员迅速调查 例文158
对因停止服务而提出投诉的客户进行回复 例文159
就多项投诉进行辩解和道歉 例文160
通知调查后决定采取的解决措施 例文161
拒绝经销商提出的特别要求 例文162

致歉
致歉
为尚未付款致歉，表示将立即汇款 例文163
为重复开出账单致歉 例文164
为催促不必要的付款致歉 例文165
为工作疏忽致歉 例文166
告知
告知
告知介绍人未能达成交易 例文167
告知已将要求交由相关部门处理 例文168
对请求协助求职一事表示关心 例文169
告知申请尚待进一步审查 例文170
告知介绍人事情的进展（1） 例文171
告知介绍人事情的进展（2） 例文172
表示已与为对方介绍的客户联系 例文173
告知协助求职的进展 例文174
告知对询问事项的决定 例文175

确认
确认
会谈后寄送会议记录以求确认 例文176
调停人与一方协商后请另一方确认 例文177
要求确认附寄的售货确认书 例文178
书面确认电话中的约定 例文179
澄清对己方本意的误解 例文180
要求说明来信中的不明之处 例文181
要求确认是否参加合作项目 例文182
要求对交易作最终确认 例文183
交易的最终确认 例文184
购房时确认同意相关要求 例文185

寄送·汇款
寄送
应要求寄送资料（1） 例文186
应要求寄送资料（2） 例文187
应要求寄送资料（3） 例文188
没有对方所需资料，寄其他资料代替（1） 例文189
没有对方所需资料，寄其他资料代替（2） 例文190
没有对方所需资料，寄其他资料代替（3） 例文191
打电话沟通后，寄送对方所需的资料 例文192
告知寄送的资料需要收费 例文193
按约定寄送资料（1） 例文194
按约定寄送资料（2） 例文195
按约定寄送资料（3） 例文196
给孩子寄送贴纸 例文197
按要求寄送演讲内容摘要 例文198
将已备妥的文件一并寄送 例文199
寄送紧急文件 例文200
寄送缺少的文件（1）——给一般客户 例文201
寄送缺少的文件（2）——给熟悉的客户 例文202
修正并寄送付款通知单 例文203
补发付款通知单并催促支付 例文204
寄送付款通知单的细目 例文205
通知另寄新表格 例文206
将投诉信转寄有关负责人 例文207
通知宣传活动资料已寄出 例文208
寄送合约并请求处理 例文209
寄回已签署的合约 例文210
汇款
寄出汇票支付住宿订金 例文211
通知已汇出住宿订金 例文212
通知已汇出欠款 例文213
受到催促后通知已汇款 例文214

请求·承诺·拒绝
请求
请求寄送使用说明书 例文215
请求寄送论文征稿标准 例文216
询问获得资料引用许可的手续（1） 例文217
询问获得资料引用许可的手续（2） 例文218
与曾见过面的权威人士商谈就业 例文219
请人写介绍信——请求参观实验室 例文220
请人为书籍写推荐文章 例文221
请演讲人提供演讲稿内容摘要 例文222
请老师审阅论文 例文223
请朋友审阅论文 例文224
委托酒店作特别安排 例文225
承诺
酒店承诺作特别安排 例文226
拒绝
拒绝延期提交报告——以合约条款为依据 例文227
拒绝购买设备——以局势不稳为由 例文228 2
拒绝捐助——以财政限制为由 例文229
拒绝合作——以政策不同为由 例文230
拒绝介绍——以关系不密切为由 例文231
拒绝提供原稿——以工作繁忙为由 例文232
拒绝审阅论文（1）——以工作繁忙为由 例文233
拒绝审阅论文（2）——以缺乏专门研究为由 例文234
拒绝演讲邀请——以有其他约定在先为由 例文235

人事录用
人事录用
回复应招聘广告来函的求职者 例文236
通知面试者未获录用 例文237
拒绝熟人推荐的求职者 例文238
联系未录用者，再次进行招聘 例文239
告知未录用者可候补职位空缺 例文240
回复谢绝公司录用的求职者 例文241
通知
通知
公司合并的通知 例文242
总裁退休的通知 例文243
调职的通知 例文244
因病回国的通知 例文245
人事调动的通知 例文246

邀请·出席·缺席
邀请
邀请参加公司创立15周年纪念宴会 例文247
邀请出席家庭宴会 例文248
邀请参加高尔夫球送别赛 例文249
邀请参加会议（1） 例文250
邀请参加会议（2） 例文251

出席
出席开业典礼 例文252
出席家庭宴会 例文253

缺席
不出席开业典礼 例文254
不出席庆祝会 例文255
不出席结婚典礼 例文256
不出席晚宴 例文257
再度谢绝会议邀请 例文258
回复告知不出席欢送会的来信 例文259

祝贺
祝贺
祝贺晋升者（1） 例文260
祝贺晋升者（2） 例文261
祝贺晋升者（3） 例文262
祝贺晋升者（4） 例文263
祝贺晋升者（5） 例文264
祝贺荣任部长者 例文265
祝贺分公司成立 例文266
祝贺代理商实现销量突破 例文267
祝贺代理商获得销售第一名 例文268
制造商祝贺赛车选手获胜 例文269
祝贺被授予头衔者 例文270

勉励·慰唁 643
勉励
勉励辞去要职者 例文271
勉励从一线引退者 例文272
勉励身陷困境者 例文273
勉励因病回国者 例文274
对病人的慰问和鼓励 例文275

慰唁
接到高职位客户去世的噩耗 例文276
致痛失亲人的工作伙伴 例文277
致痛失亲人的朋友 例文278

传真
英文传真的结构和传真英语的特征 663
日程安排 传真001
业务联系 传真002
账单发送 传真003

商务文书
合约条款说明——保密条款说明 文书001
备忘录——公司之间的保密协议 文书002
备忘录——公司内部的保密协议 文书003
协议备忘录——公司之间的合作协议 文书004
意向书——签署合约前确认意见一致 文书005
发行建议书撰写指导——对申请担任代理商的公司进行指导 文书006
内部通讯——部门之间的会议通知 文书007
议程——有关业务合作的会议议程 文书008
会议记录——公司例会会议记录 文书009
日程表——出国考察日程表 文书010
日程表——出国出差日程表 文书011
简历——求职简历 文书012
装运通知单——附有保修单的产品装运通知单 文书013
索引
附录
附录一： 职务名称一览表
附录二： 部门名称一览表

出国留学申请者在提交企业内部举办的部门英语进修考试成绩单后，对方要求对得分及评价方式作解释。考试部门引用了密歇根测验的评价方法，表明评价具有权威性和客观性。例文中圆括号里的文字是笔者为使行文通顺而附加的内容。
关于蔡松茂先生申请入学一事，在此随函寄上有关其英语能力的报告，并作简单的说明。
听力测验依照的是密歇根大学的标准测验。蔡先生得85分，表明他具有如下能力：“在普遍使用英语的环境中，具有足够的理解能力。他在英语运用方面会有一些困难。虽未能与以英语为母语的人具有相同的工作能力，但若具有必要的背景知识并积极应对，应能胜任其工作。”
语法测验依照的也是密歇根大学的标准测验，蔡先生得97分，表示他具有如下能力：“在以英语作为交流方式的环境中，具有足够的语法理解能力，相当于当地高中生的水平。但这些都是理论上的能力，仍须注意提高运用能力。”
阅读理解测验中选用的文章较难，取材于《大英百科全书》和《新闻周刊》杂志。他的考试得分在“普通奖学金”申请者中名列前20％。
听写、作文和会话的测验结果表明，其英语写作能力与会话能力已达到应有的应用水平，但在语法、发音和词汇上有不少小错。
我们的推荐语在报告的最后一段。