零点起飞学Excel数据处理与分析（附光盘1张）

第3章 数据的格式设置
内容导读
在学习了一些基本操作之后，本章我们将进一步学习有关格式设置的内容。如数字格式的设置、边框和填充的添加、行高与列宽的调整、条件格式的设置、样式的应用以及如何冻结窗格等知识。
通过本章的学习，您将掌握以下内容：
* 单元格格式的设置
* 行高与列宽的调整
* 样式的使用
* 条件格式的应用
* 窗格的拆分与冻结
3.1 设置单元格数字格式
在Excel中，数字的显示形式可谓多种多样，除了正常的小数、百分比、千位分隔符、日期等方式，还可以设置一些意想不到的格式，极大地方便了用户的需求。下面我们就来学习一下不同的数字格式设置。
3.1.1 设置不同类型的数字格式
实际工作中，我们经常需要对数字的格式进行更改，以满足显示的需求，比如有时需要将数字显示为会计专用格式，或者显示为百分比形式等。其实设置方法非常简单，如图3-1所示，如果想把销售金额一列的数值转换为会计专用格式，则可以选中数据区域之后，再选择“开始”菜单项“数字”组中的“数字格式”下拉箭头，然后选择“会计专用”格式即可，如图3-2所示。
图3-1 选择数据区域
数字格式的下拉列表只提供了一些常用的数字格式类型，如果想进一步设置其他的数字格式，可以在“设置单元格格式”中进行，在如图3-2所示的菜单中选择最后一项“其他数字格式”命令，或者使用快捷键Ctrl+1命令均可打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中可以进行各类数据的格式设置，如图3-3所示。
图3-2 选择数字格式 图3-3 “设置单元格格式”对话框
3.1.2 数字格式的妙用
巧妙运用数字格式，在一定程度上可以达到事半功倍的效果，下面我们来列举几例。
1．数字换大写
有时需要对一些数字，特别是表示金额的数字以大写的形式显示，这时就可以直接将其转换一下即可，而不用再逐个输入了。如图3-4所示的C13单元格，只要将其中的数字格式设置为“特殊”，在类型中，选择“中文大写数字”，然后单击“确定”即可，如图3-5所示。
图3-4 大写数字格式 图3-5 设置数字的特殊格式
2．快速更换日期格式
Excel中允许各类的日期显示形式，如2013年6月18日、2013/6/18、二○一三年六月十八日、18-Jun-13等。利用这个特性，我们可以在输入的时候挑选一个方便输入的方式，最后再进行格式的转换。如图3-6所示的出生日期列，如果想更改为图3-7中“××××年××月××日”的形式显示，则可以在数字的分类中选择日期，然后在其列表中选择对应的格式，确定即可，如图3-8所示。
图3-6 选择数据区域 图3-7 更改后的日期显示格式
图3-8 设置日期格式
3．小数换成百分比
有时在计算一些比率方面的数据时，往往希望按百分比的形式显示，比如合格率、正确率等。而通常计算出的结果都是以小数的形式显示，实际上只要稍做设置就可以将其变为百分比的形式，如图3-9和图3-10的退货率一列，就是设置前后的对比效果。而设置的方法则非常简单，只需要选择要设置的数据，然后在“设置单元格格式”的“数字”选项卡中将其设置为百分比的形式即可，另外，还可以对小数位数进行设置，如图3-11所示。
图3-9 数据格式设置前 图3-10 数据格式设置后
图3-11 设置百分比形式显示
4．随意设置小数位数
对于小数数值来讲，小数的位数往往代表着精确程度的大小，位数越高精确度越高。在Excel中可以很方便地调整小数的位数，只要选择要设置的数据，然后通过“开始”菜单“数字”组中的增加小数位置或减小小数位数两个按钮即可设置，如图3-12所示。
图3-12 设置小数位数
5．利用自定义格式辅助输入
有时在输入一些顺序号的时候，前面往往是一串相同的字符，后面才是流水号，比如工号、学号、货号等。如图3-13所示的货号，前面均以188开头，如果每次都输入这几个数字显然比较麻烦，而通过Excel提供的自定义格式，则可以让系统帮着输入这些相同的数字。
方法如下：
选择要输入数据的范围，然后打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中选择“自定义”，并在类型下方的文本框中输入“18800”，单击“确定”按钮，如图3-14所示。这样在进行输入的时候，只要输入后面的序号即可，如输入“2”则会显示出“18802”，而输入“12”则会显示“18812”。
图3-13 数据表 图3-14 自定义数字格式
?提示：除了输入数字，还可以输入英文和汉字来定义数字格式，另外，在自定义的列表中同样有很多种格式供用户选择，用户可以根据需要进行选择。
3.2 设置单元格的对齐方式
合理地调整单元格的对齐方式，会对美化Excel表格起着一定的作用，Excel中的单元格除了可以设置垂直和水平的对齐方式外，还可以将单元格按照一定的角度对齐。要设置单元格的对齐方式，可以通过以下两种方式。
1．通过功能区的按钮来设置
在“开始”菜单的“对齐方式”组中可以看到各种对齐的方式，
其中：
* 垂直有靠上、居中和靠下三种，水平有左对齐、居中对齐和右对齐三种对齐方式，如图3-15所示。
图3-15 各类对齐方式
* 通过按钮，可以设置不同角度的对齐方式和文字排列方式，如图3-16所示。
* 展开“合并后居中”的下拉列表，可以看到几种合并的方式，如图3-17所示。各项含义如下：
> 合并后居中：将所选单元格合并，并设置对齐方式为水平和垂直都居中。
> 跨越合并：合并所选单元格区域的行。不进行纵向合并。
> 合并单元格：合并所选区域，但不进行对齐方式的设置。
图3-16 设置不同角度对齐 图3-17 各类合并方式
2．通过设置单元格格式对话框设置
选择要设置的区域右击，选择“设置单元格格式”命令，在“设置单元格格式”对话框中，切换到“对齐”选项卡。在“文本对齐”方式区域可以分别设置“水平对齐”和“垂直对齐”方式等选项，如图3-18所示。
其中：
* “水平对齐”方式包括“常规”、“靠左（缩进）”、“居中”、“靠右（缩进）”、“填充”、“两端对齐”、“跨列居中”、“分散对齐”8种方式。其中跨列居中与合并居中的区别在于，后者合并单元格，而前者只是在视觉上显示为在几列的中间位置，并未合并单元格。
* “垂直对齐”方式包括“靠上”、“居中”、“靠下”、“两端对齐”和“分散对齐”5种方式。选择合适的对齐方式，并单击“确定”按钮即可。
* 文本控制中的自动换行的作用是，当输入的内容超出单元格的宽度，就会自动进行换行显示。
* 缩小字体填充，是为了将输入的文字在一行中显示而设置的，如果字数较多，就会缩小字体。
图3-18 设置对齐方式
各种对齐方式的显示效果如图3-19所示。
图3-19 各种对齐方式效果
3.3 设置单元格其他格式
本小节讲述单元格的字体、边框、填充等格式的设置。
3.3.1 设置字体格式
在设置单元格格式对话框中，切换至“字体”选项卡可以设置字体、字形、字号、颜色等选项，各项设置与Word中的设置方法相同，这里也就不再作详细的介绍，选择要设置的选项之后，单击“确定”按钮即可，如图3-20所示。
3.3.2 设置边框格式
切换至“边框”选项卡，可以对单元格设置不同线型、不同颜色的边框，还可以为单元格添加斜线效果。选择要设置的线型样式、颜色，然后再单击相应的按钮进行添加即可。如图3-21所示。如果要取消某一边框，则再次单击边框的按钮即可取消，选择“无”则所有边框全部取消。
图3-20 设置字体格式 图3-21 设置边框格式
3.3.3 设置填充格式
切换至“填充”选项卡可以为单元格设置各类的填充效果，如颜色填充、图案填充等，选择要设置的颜色或者填充效果，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图3-22所示。
3.3.4 保护和锁定单元格
“保护”选项卡只有两个选项，一个是锁定，一个是隐藏，如图3-23所示。不过，这两个选项只有在对工作表实施保护之后才起作用。也就是说，如果没有对工作表进行保护，这两个选项选与不选都没任何区别。
需要指出的是，这里的“隐藏”，不是隐藏单元格的内容，而是隐藏其公式。
有关单元格格式的设置还可以通过在“开始”菜单选项的“字体”组中进行设置， 如图3-24所示，对于一些常用的格式设置均可以在此完成，如字体、字号、字形、边 框、填充、字体颜色等。如图3-25所示就是设置了边框、填充、对齐方式等格式后的 效果。
图3-22 设置填充效果 图3-23 设置保护
图3-24 利用字体功能区设置单元格格式
图3-25 设置单元格格式后的效果
3.4 行高与列宽的调整
行高与列宽的设置是在制作表格过程中难免要涉及的，在Excel中调整行高与列宽非常方便，下面我们分别来做简要介绍。
3.4.1 设置行高
选择要设置的行，然后用鼠标拖动两行之间的分隔线上下移动就可以改变行高的大小，如图3-26所示。
如果需要精确的设置，可以在选择行之后，右键单击鼠标，在弹出的菜单中选择“行高”命令，打开“行高”对话框，如图3-27所示。输入行高的值，单击“确定”即可。
图3-26 利用鼠标改变行高 图3-27 “行高”对话框
·小技巧：双击两行之间的分隔线，可以将选中的行高设置为最适合的行高。同样，双击两列之间的分隔线，可以将选中的列宽设置为最适合的列宽。

……

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本书作者
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