清华电脑学堂：Office办公软件应用标准教程（2013-2015版）（附DVD-ROM光盘1张）

第1章
初识Office 2010

微软公司推出的最新的Office系列软件，是办公处理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。Office 2010的新界面简洁明快，标识也改为了全橙色。Office 2010将采用Ribbon新界面主题，由于程序功能的日益增多，微软专门为Office 2010开发了这套界面。
本章将向用户介绍Office 2010的新增功能，并了解这一系列软件中各个组件的具体功能，从而帮助用户对这一新版本办公软件进行快速学习。
本章学习要点
> 了解Office 2010新增功能
> 熟悉Office 2010各个组件及其功能
> 使用语言功能
> 使用帮助文档

1.1 Office 2010的特色
Office 2010是微软推出的新一代办公软件，共包括初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版6个版本。
新版本的Office 2010进行了许多功能上的优化，如具有改进的菜单和工具、增强的图形和格式设置功能。特别是在线应用，可以让用户更加方便、更加自由地去表达用户的想法、去解决问题以及与他人联系。
Office 2010除了继承旧版本中功能外，还增加了许多新的功能，下面分别进行具体的介绍。
1．从选定的 Office 2010 程序中编辑图片
在Office 2010文档中不需要借助于其他图片编辑程序，就能够对图片进行非常专业的编辑。而且，操作方法非常简单，只需一次单击即可应用艺术效果，比如，素描、玻璃效果或水彩海绵；使用具有专业品质的修正和颜色工具立即调优图片；使用高级裁剪功能和新的删除背景工具，如图1-1所示，即为将图片设置为蜡笔平滑艺术效果。

要对图片的锐度、柔化、对比度、亮度及颜色进行修正，可单击【调整】组内【更正】或【颜色】 按钮。

2．截图工具
Word 2010中增加了简单的截图功能。该功能可以帮助用户快速截取程序的窗口画面，且该功能还可以进行区域截图。
例如，切换至【插入】选项卡中，单击【插图】组中的【屏幕截图】按钮，用户就可以轻松地截取图片，将相应窗口截图插入到编辑区域中，如图1-2所示。
此外，“屏幕剪辑”还提供了自定义截图功能，会自动隐藏Office组件窗口，以免对需要截图的内容造成遮挡。用户可以通过鼠标自由选取截图区域。

如果最后打开的窗口完全覆盖了其他打开窗口，则选择【屏幕截图】选项后，将会截取最大窗口的相关画面。
3．SmartArt模板
在Office 2010 中，新增了图形图片布局。通过使用SmartArt模板，用户可以轻松快捷地制作精美的业务流程图。
利用该功能，可以在图片布局图表的SmartArt 形状中插入图片、填写文字，轻松制作出“图片+文字”的抢眼效果，同时其中“类别”中也有新图形加入，效果如图1-3所示。
4．新增【文件】选项卡
在早期Word 2007版中，让用户较为不适应的是【文件】选项栏，即Office按钮。然而，在Word 2010中，通过【文件】选项卡，可以对文档进行设置权限、共享文档、新建文档、保存文档（支持直接保存为PDF文件）、打印文档等操作。
【文件】选项卡，更像是一个控制面板。界面采用了“全页面”形式，分为3栏，最左侧是【功能】选项卡，最右侧是【预览】窗格。
无论是查看或编辑文档信息，还是进行文件打印，随时都能在同一界面中查看到最终效果，极大地方便了对文档的管理，如图1-4所示。
1.2 Office 2010组件新增功能
Office 2010是Microsoft公司推出的主流办公软件，可以更方便地进行日常办公处理。该软件包含了可应用于不同领域的多个组件，如字处理组件Word、电子表格处理组件Excel、创建精美演示文稿的组件PowerPoint。
1.2.1 Word 2010
Word是Office中的字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行文本的编辑、排版、打印等工作。
Word 2010 丰富了人性化功能体验，改进了用来创建专业品质文档的功能，为协同办公提供了更加简便的途径。
另外，Word 2010 还增加了在线实时协作功能，下面介绍Word 2010一些新增的比较常用的功能。
1．新增字体特效
在Word 2010中，用户可以为文字轻松地应用各种内置的文字特效。除了简单地套用，用户还可以自定义为文字添加颜色、阴影、映像、发光等特效，设计出更加具有特色的文字效果，如为文字“白色山茶花”设置特殊效果，如图1-5所示。
2．改进的形状功能
在Word 2010中，用户可以从扩展的形状选项中进行选择，利用改进的形状功能。例如，直接向任意选定形状中输入文本。
此外，还可以对形状设置凹凸效果、投影和阴影等格式，就像处理图片一样。例如，为图形添加“凸出”效果，如图1-6所示。
3．导航窗格
Word 2010 增加了导航窗格的功能，用户可在导航窗格中快速切换至任何章节的开头（根据标题样式判断）。同时，也可在输入框中进行即时搜索，包含关键词的章节标题会在输入瞬时高亮显示，这里输入“2010”，效果如图1-7所示。
4．预览粘贴效果
在Word 2010中，在进行粘贴时，图片旁边会出现粘贴选项。在【粘贴】选项中，有常见的各种操作，方便用户选用。
此外，Word 2010中在进行粘贴之前，工作区会出现粘贴效果的预览图。用户可以在未粘贴的时候，就看到粘贴后的效果，如图1-8所示。
5．Word到PDF/XPS
在Word 2010 中的【文件】的【保存并发送】选项中，增加了创建PDF/XPS文件的功能。
用户可以不借助第三方软件，直接将Word文件转化为PDF/XPS，如图1-9所示。
1.2.2 Excel 2010
Excel是Office中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一。它主要用来进行繁琐计算任务的预算、财务、数据汇总、图表制作、透视表和透视图等制作。
相比以前的Office软件版本来讲，Excel 2010也增添一些新的功能，如“迷你图”功能、“切片器”功能，以及插入复杂公式等。
另外，Excel最大支持的行列数将由65536行、256列增强到1048576行、16384列。
1．“迷你图”功能
“迷你图”是在Excel 2010中新增加的一项功能。使用“迷你图”功能，能够在一个单元格中，创建一个小型的迷你趋势图，使数据对比更加一目了然，让用户更加直观地感受到数据的变化趋势。对于业绩，股票信息等来说，这种数据表现形式将会非常适用。
在Excel 2010中，“迷你图”有3种样式：折线图、直列图、盈亏图。不仅功能具有特色，其使用时的操作也很简单。
例如，先选定要绘制的数据列，挑选一个合适的图表样式，接下来再指定好“迷你图”的目标单元格，确定之后整个图形便成功地显示出来，如图1-10所示。
2．方便快捷地插入公式
在旧版Excel中输入复杂公式十分麻烦，在Excel 2010中变得简单了许多。用户不仅可以方便的插入多种公式，并且还可以利用新增的公式设计器功能设计出更多复杂的公式，大大的方便了用户。
Excel 2010 增加了数学公式编辑，在【插入】选项卡的【符号】组中用户便能看到新增加的【公式】图标，单击Excel 2010按钮便会进入一个公式编辑页面。
在这里包括二项式定理、傅里叶级数等专业的数学公式都能直接打出，如图1-11所示。
3．切片器功能
在使用数据透视表分析数据时，Excel 2010新增了一个切片器功能。该功能是以一种可视性比较强的筛选方法，来筛选数据透视表中的数据。一旦插入切片器，用户即可对数据进行快速分段和筛选，以及显示所需数据。
此外，应用多个筛选器之后，用户不再需要打开列表查看数据所应用的筛选器。这些筛选器会显示在屏幕上的切片器中。
用户还可以设置切片器的格式，使其与工作簿的格式设置相符，并且能够在其他数据透视表、数据透视图和多维数据集函数中重复使用这些切片器。
例如，选择【插入】选项卡，单击【切片器】组内【切片器】按钮，即可弹出【切片器】对话框，如图1-12所示。
1.2.3 PowerPoint 2010
PowerPoint 是Office中的演示文稿程序，可用于创建动感美观的演示文稿和幻灯片及投影片等。针对于Office 2010来讲，PowerPoint 2010组件也做了一定优化。
1．方便地插入视频
PowerPoint 2010支持更多可插入的视频文件格式，几乎包含了流行的视频格式（包括了SWF格式）。
这样不需要事先转换视频格式，就可以将视频直接插入到PowerPoint文档中。也可以轻松插入已上传到网站上的视频的链接，在演示文稿中提供具有专业品质的回放效果。
例如，在打开的演示文稿窗口中，选择【插入】选项卡，单击【媒体】组内【视频】下拉按钮。然后，执行【文件中的视频】命令，即可弹出【插入视频文件】对话框，如图1-13所示。
2．视频编辑更简单
PowerPoint 2010对插入的视频提供了媒体播放进度条（播放定位条）与播放按钮，解决了以往版本中无法拖动定位播放的问题。
另外，用户还可以对影片进行调整颜色、亮度与对比度的操作，从而使编辑影片更加简单。
此外，也可以对视频应用边框、阴影、反射、发光、柔化边缘、三维旋转、棱台和其他设计器效果。当重新播放视频时，也会重新播放所有效果，如图1-14所示为添加发光效果。
3．丰富的动画动作选项
PowerPoint 2010有着更加丰富的动画动作选项，让用户设计出更加动感的演示文档。此外PowerPoint 2010中将幻灯片切换与对象动画分布在了不同的功能标签栏中，不仅方便用户设置，而且避免了容易混淆的问题。
例如，选择【动画】选项卡，单击【动画】组内【其他】下拉按钮，可弹出动画效果下拉菜单，从中选择一种，即可为幻灯片添加动画效果。这里选择【淡出】效果，如图1-15所示。
4．新增【动画刷】工具
利用【动画刷】工具，可以将用户辛苦设计好的动画动作设置，多次应用在其他对象中，从而免除了重复劳动的麻烦，如图1-16所示。
5．新增分“节”功能
在PowerPoint 2010左侧的幻灯片预览栏中新增分节功能。可以通过建立多个节，来方便管理幻灯片，整理自己的思路。还可以为各个幻灯片章节重新排序或归类，如图1-17所示。

右击窗口左侧窗格内【新增节】命令，可通过弹出的快捷菜单来重命名节、删除节及向上或向下移动节。

6．过渡时间精确设置
为了更加方便地控制幻灯片的切换时间，在PowerPoint 2010中切换幻灯片设置摒弃了原来的“快中慢”的设置，变成了精确地设置。用户可以自定义精确的时间，如图1-18所示。
7．广播幻灯片功能
PowerPoint 2010 增加了“广播幻灯片”功能。该功能将PPT文档信息上传到微软服务器中，并且自动生成在线查看链接。其他用户通过此链接即可以在浏览器中快速查看用户分享的PPT文档。
另外，在广播过程中，用户对在本地的PPT操作，将直接同步到广播链接中，非常适合进行远程演示。
在【文件】选项卡中，单击【保存并发送】按钮，进入“保存并发送”窗格，然后单击【广播幻灯片】按钮，如图1-19所示。
8．从当前开始放映
PowerPoint 2010新增了一个“从当前开始放映”功能。当用户在编辑幻灯片时，为了查看播放时的效果，选择这项功能，就可以看到当前编辑的幻灯片的播放效果了，如图1-20所示。在实际播放时，这项功能也可以让用户自定义播放的开始幻灯片。

使用广播幻灯片功能 从当前开始放映
1.2.4 Outlook 2010
Outlook 2010是Office中的一个桌面信息管理应用程序，它提供了一个管理电子邮件、日历和联系人等信息的平台，如图1-21所示。

Outlook 2010窗口
1.3 语言功能
为了处理专门用于每种语言的转换和需求，在Office 2010的【审阅】选项卡中提供了一系列的翻译和中文简繁转换功能。其中，翻译是将一种语言产物，在保持内容也就是意义不变的情况下，改变为另一种语言产物的过程；而简繁转换就是实现简体中文与繁体中文之间的互相转换。
1.3.1 翻译文字
在“审阅”下“语言”中有“翻译”按钮，可以开启屏幕翻译功能。此功能还可以提供“播放”按钮，为用户提供朗读服务。
在文档中选择要翻译的文字，如选择“花朵”文字，并选择【审阅】选项卡，单击【语言】组中的【翻译】按钮，在弹出的下拉菜单中执行【翻译所选文字】命令，如图1-22所示。
此时，在弹出的【信息检索】任务窗格中，单击【搜索】栏中的下拉按钮。然后，选择【翻译】项，再单击【翻译为】下拉按钮，选择一种要将“花朵”文字翻译成的语言（如选择“英语”项）。最后，单击【开始搜索】按钮，即可翻译出所需的信息，如图1-23所示。
……

由于现代化的办公需求，Office办公软件在各行各业中已经被广泛应用，并且熟练操作Office办公软件已经成为办公人员必具备的技能之一。Office 2010是微软公司最新推出的办公自动化系列软件，由Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010、Outlook 2010等多个组件组成。新版本的Office 2010不仅在原有功能的基础上进行了较大的改进和增强，而且还增加了许多新的功能。其直观的工作界面使用户的操作更加简单，从而为用户进一步提高工作效率奠定了良好的基础。
本书深入浅出，图文并茂，以图析文，直观生动，并结合了大量Office办公中常用的应用实例帮助读者理解知识，为读者使用Office办公软件提供了捷径。
本书主要内容
本书主要对Office 2010中的各个常用组件进行了详细的介绍。其内容包括Word（文字处理软件）、Excel（电子表格处理软件）、PowerPoint（多媒体演示文稿制作软件）和Outlook（邮件管理软件）的办公应用知识。
全书共分为10章，各章的内容概括如下所示。
第1章讲解Office 2010入门知识，介绍了Office 2010的主要特色、新增功能，以及各组件的作用，使用户了解Office 2010强大的帮助功能及语言功能。
第2章讲解Word 2010基本操作，介绍基础知识。包括Word窗口界面及组成部分、文档文本编辑、设置文本格式、设置段落格式和文档打印预览等内容。
第3章主要介绍应用图文和表格，包括插入图片、剪贴画、形状、艺术字、表格、SmartArt图形和图表等内容，并且分别介绍了各内容的相关设置。
第4章介绍Word 2010高级应用，包括文档排版设计、页眉、页脚、文档背景，以及目录和索引，文档的校对和文档保护等内容。
第5章讲解Excel的基本操作，主要包括初识Excel 2010、工作簿与工作表操作，录入数据、编辑工作表、美化工作表、使用样式和页面设置与打印等内容。
第6章介绍使用公式、函数和图表，包括单元格引用、公式的使用、使用函数、添加图表等内容。
第7章介绍Excel数据分析和高级操作，包括数据的排序与筛选、数据的分类汇总、数据的安全与防护等相关内容。
第8章讲解PowerPoint基础知识，介绍窗口界面及视图切换、创建及保存演示文稿、添加文本、插入超链接和媒体剪辑、设计幻灯片、使用相册和输出演示文稿等内容。
第9章主要介绍幻灯片的放映和发布，包括创建动作、设置动画效果、放映幻灯片和演示文稿打包等相关内容。
第10章介绍收发电子邮件与管理事务，介绍Outlook窗口简介，电子邮件基本操作、使用联系人、使用日历、便笺和日记等相关内容。
本书特色
本书结合办公用户的需求，详细介绍了Office 2010常用办公软件的应用知识，具有以下特色。
·丰富实例 本书每章以实例形式演示Office 2010各组件的操作应用知识，便于读者模仿学习操作，同时方便教师组织授课。
·彩色插图 本书提供了大量精美的实例，在彩色插图中读者可以感受逼真的实例效果，从而迅速掌握Office 2010办公应用软件的操作知识。
·思考与练习 扩展练习测试读者对本章所介绍内容的掌握程度；上机练习理论结合实际，引导学生提高上机操作能力。
·配书光盘 本书精心制作了功能完善的配书光盘。在光盘中完整地提供了本书实例效果和大量全程配音视频文件，便于读者学习使用。
本书适合读者对象
本书定位于各大中专院校、职业院校和各类培训学校讲授Office办公软件课程的教材，并适用于不同层次的国家公务员、文秘和各行各业的办公用户的自学参考书。
参与本书编写的除了封面署名人员外，还有王敏、马海军、祁凯、孙江玮、田成军、刘俊杰、赵俊昌、王泽波、张银鹤、刘治国、何方、李海庆、王树兴、朱俊成、康显丽、崔群法、孙岩、倪宝童、王立新、王咏梅、辛爱军、牛小平、贾栓稳、赵元庆、郭磊、杨宁宁、郭晓俊、方宁、王黎、安征、亢凤林、李海峰等人。由于时间仓促，水平有限，疏漏之处在所难免，欢迎读者朋友登录清华大学出版社的网站与我们联系，帮助我们改进提高。

编 者
2007.2