第1章 建 账
1.1 何 谓 建 账
建账是指会计人员根据会计法规、制度的规定，结合企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法的过程。
《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总分类账、明细分类账、日记账和其他辅助性账簿。刚成立的单位在成立初始以及原有单位在会计年度开始时都要建账。
1.2 建账前应考虑哪些问题
建账看似是一个非常简单的问题，但从建账过程可以看出一个会计人员的业务能力，或对企业经济活动情况的熟悉程度，因此如何根据企业实际情况建账非常重要。无论何类企业，在建账时都要考虑以下问题。
1. 与企业业务量相适应
企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿种类也多；规模小的企业，业务量也小，会计账簿种类也少。有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，所以就没有必要设置太多种类的账簿，所有的明细账合成一两本就可以了。
2. 依据企业管理需要
建立账簿是为了满足企业管理的需要，为管理者提供有用的会计信息，所以在建账时应以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。
3. 依据账务处理程序
企业业务量的大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了相应账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，那么企业的总账就要根据记账凭证序时登记，也就是要准备一本序时登记的总账。
不同的企业在建账时所需要建立的账簿是不相同的，总体来讲，要依据企业规模的大小、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的核算形式及电子化程度来确定。
无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金日记账和银行存款日记账都必须设置。另外，还需设置相关的总账和明细账。
当一个企业刚成立时，一定要去会计用品商店购买这几种账簿和相关账页。需要说明的是，明细账有许多种账页格式，要选择好所需要的种类。
1.3 账簿如何启用和登记
1. 如何启用账簿
账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的规范和完整，明确记账责任，在启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附"账簿使用登记表"或"账簿启用表"，其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，由交接双方签名或盖章。
启用订本式账簿时，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页时，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
2. 如何登记账簿
账簿作为会计信息的主要记录工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记的总原则是：第一，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合国家统一的会计制度的有关规定。第二，登记的时间要明确，总账应按本单位采用的账务处理程序及时登记；各种明细账登账的时间一般比登记总账的时间短；现金日记账和银行存款日记账应随时登记。登记账簿一般应满足以下几点要求。
1) 准确完整
为了保证账簿记录的准确、整洁，应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制原始凭证(如发料单、领料单等)作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制原始凭证上的日期填列。
2) 注明记账符号
账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的"过账"栏内注明账簿页数或画对钩，还要注明已经登账的符号，即表示已记账完毕，避免重记、漏记。
3) 书写留空
账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。
4) 正常记账使用蓝黑墨水
为了保持账簿记录的持久性，且防止涂改，登记账簿时必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
5) 特殊记账使用红色墨水
在下列情况下，可以使用红色墨水记账：
① 按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
② 在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
③ 在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
④ 根据国家统一的会计制度的规定，可以使用红字登记的其他会计记录。
由于会计中的红字表示负数，因而除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。
6) 顺序连续登记
在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明"此页空白"或"此行空白"字样，并由记账人员签章。
7) 结出余额
凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在"借或贷"栏目内注明"借"或"贷"字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在"借或贷"栏内写"平"字，并在"余额"栏用"0"表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
8) 过次承前
每一账页登记完毕结转下页时，都应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明"过次页"和"承前页"字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明"承前页"字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。对需要结计本月发生额的账户，结计"过次页"的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计"过次页"的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。
9) 不得涂改、刮擦、挖补
对于账簿登错的记录，不得涂改、刮擦、挖补或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄，应采用正确的错账更正规则进行更正。
1.4 会计账簿的概念、作用、内容与种类
1. 会计账簿的概念与作用
会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。设置和登记账簿是编制会计报表的基础，也是连接会计凭证与会计报表的中间环节，对加强经营管理，提高经济效益具有重要的意义。设置和登记账簿的作用主要有：①记载和储存会计信息；②分类和汇总会计信息；③检查和校正会计信息；④编报和输出会计信息。
2. 会计账簿的基本内容
1) 封面
封面主要标明账簿的名称，如总分类账、现金日记账、银行存款日记账、各种明细分类账等。
2) 扉页
扉页上主要载明账簿启用登记和经管人员一览表及账户目录。
3) 账页
账页的基本内容包括：
① 账户的名称(总分类账户、二级账户或明细账户)；
② 登记账簿的日期栏；
③ 凭证种类和号数栏；
④ 摘要栏(简要说明所记录经济业务的内容)；
⑤ 金额栏(记录经济业务金额的增减变动和余额)；
⑥ 总页次和分户页次栏。
3. 会计账簿与账户的关系
账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户不能独立存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是其内在的真实内容，二者间是形式和内容的关系。
4. 会计账簿的种类
会计账簿的种类很多，不同类别的会计账簿可以提供不同的信息，满足不同的需要。账簿可以按其用途、账页格式和外形特征等不同标准进行分类。
1) 按用途分类
(1) 序时账簿
序时账簿，又称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。序时账簿按其记录的内容，可分为普通日记账和特种日记账。普通日记账是对全部经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿；特种日记账是对某一特定种类的经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。
(2) 分类账簿
分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿，简称总账；按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿，简称明细账。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。
(3) 备查账簿
备查账簿，又称辅助登记簿或补充登记簿，是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和钩稽关系。备查账簿根据企业的实际需要设置，没有固定的格式要求。
2) 按账页格式分类
(1) 两栏式账簿
两栏式账簿是指只有借方和贷方两个金额栏目的账簿。
(2) 三栏式账簿
三栏式账簿是指设有借方、贷方和余额三个金额栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在"摘要"栏和"借方科目"栏之间是否有一栏"对方科目"。有"对方科目"栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；没有"对方科目"栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。
(3) 多栏式账簿
多栏式账簿是指在账簿的两个金额栏目(借方和贷方)按需要分设若干专栏的账簿。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。
(4) 数量金额式账簿
数量金额式账簿是指在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，每个栏目再分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿。原材料、库存商品等明细账一般都采用数量金额式账簿。
(5) 横线登记式账簿
横线登记式账簿，又称平行式账簿，是指将前后密切相关的经济业务登记在同一行上，以便检查每笔业务的发生和完成情况的账簿。
3) 按外形特征分类
(1) 订本式账簿
订本式账簿，简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。
(2) 活页式账簿
活页式账簿，简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化随时增加或减少部分账页的账簿。活页式账簿在使用过程中应顺序编号，并在会计期末装订成册，装订后按实际账页数顺序编号，并加目录妥善保管，各种明细分类账一般采用活页式账簿形式。
(3) 卡片式账簿
卡片式账簿，简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，可以根据需要随时增添账页的账簿。在我国，单位一般只对固定资产的核算采用卡片式账簿形式。
1.5 总分类账的作用
总分类账是指根据总分类科目设置的，用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户，简称总账账户或总账。
通过设置总分类账，可以分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、收入和利润等总括核算的资料；可以全面、连续地记录和反映单位的全部经济业务，提供经济活动和财务收支的全面情况，是编制会计报表的主要依据。它把总资产与总资金拆分为类别，然后分别进行有关联性的核算。 由于总账核算的是总资产与总资金的大类核算，因此它必须辅以明细账，总账的基本作用是控制明细账，明细账才是账户的记载实体。目前，企业采用的财务软件中的"总账系统"根据会计准则和本单位的会计业务规则，对需要产生凭证的其他系统的单据设置自动出账模板，选择出账单据后系统自动生成相应凭证，对手工编制凭证设置相关约束，使会计总账处理变得更为简单、安全、有效，增强对会计出账的规范性操作。总分类账对所属明细分类账起着统驭、控制的作用。
总分类账一般采用订本式账簿。总分类账的账页格式，一般采用"借方"、"贷方"、"余额"三栏式，根据实际需要，也可以在"借方"、"贷方"两栏内增设"对方科目"栏。总分类账的账页格式，也可以采用多栏式格式，如把序时记录和总分类记录结合在一起的联合账簿，即日记总账。
总分类账的登记依据和方法，主要取决于所采用的会计核算形式。它可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以先把记账凭证按照一定方式进行汇总，编制成科目汇总表或汇总记账凭证等，然后据以登记。
总分类账一般按照总分类账户分类登记，登记方法取决于单位企业采用的账务处理程序。
1.6 明细分类账的作用
明细分类账是根据明细科目设置的，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。
通过设置明细分类账，可以分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料，以及单位经济活动和财务收支的详细情况，有助于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算。明细分类账所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。
明细分类账对有关总分类账具有补充说明的作用。
1.7 日记账的作用
现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，由出纳人员按现金收支业务发生时间的先后顺序，逐日、逐笔登记现金增加、减少和结存的情况。
银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收支业务发生时间的先后顺序，逐日、逐笔登记银行存款增加、减少和结存情况的账簿，并用于核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况。
通过设置现金日记账和银行存款日记账，可以序时核算现金和银行存款的收入、支出及结存情况，借以加强对货币资金的管理。
现金、银行存款日记账本身就是现金、银行存款的明细分类账，因此不需要再设现金、银行存款的明细分类账。
1.8 辅助性账簿的作用
辅助性账簿，通常称为备查账簿，是指除总分类账、明细分类账、日记账以外的其他账簿。辅助性账簿主要记录非本单位资产或其他重要事项，其作用主要是对总分类账、明细分类账、日记账中没有记录或者记录不完整的经济业务活动加以补充登记，如"租入资产登记簿"等。
通过设置辅助性账簿，可以对某些在总分类账、明细分类账以及现金、银行存款日记账中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记，从而可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。
辅助性账簿一般没有固定格式，与其他账簿之间不存在依存和钩稽关系。
1.9 建账的基本原则
建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定，以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法。建账必须遵循以下基本原则。
(1) 依法原则。各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账，也不允许在法定的会计账簿之外另外建账。
(2) 全面系统原则。设置的账簿要能全面、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。
(3) 组织控制原则。设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保证企业各项财产物资的安全完整和有效使用。
(4) 科学合理原则。建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保证账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。
1. 总账的建账原则
总账是根据一级会计科目(亦称总账科目)开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、收入和利润等总括的核算资料。
总账的建账原则主要有以下三项。
1) 总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致
总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。
2) 依据企业账务处理程序的需要选择总账格式
根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式(日记总账)、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。
3) 总账的外表形式一般应采用订本式账簿
为保护总账记录的安全、完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防散失。但是，科目汇总表总账可以是活页式。
2. 明细账的建账原则
明细账通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基本环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步的加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表编制的会计信息，又能为了解信息的形成提供具体情况和有关线索。
明细账的建账原则主要有以下三个。
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