表哥的Access入门：以Excel视角快速学习数据库知识

Access作为一款流行的小型数据库软件，相对于其他数据库软件产品，易学易用、可视操作、灵活便捷，最大程度上避免了用户的编程需求。
本书将以一个小饭馆的管理软件为例，从头到尾介绍整个软件的设计过程，在设计过程中，只对案例中用到的设置选项进行详细的介绍，这样可以避免分散我们的思路，减少学习负担。

《表哥的Access入门：以Excel视角快速学习数据库知识》根据网络畅销书《“表”哥的Access入门》改编，该书以案例教学的方式，通过一个简单的小饭馆数据库管理程序的开发过程，介绍如何规范Access数据、如何设计查询和窗体，以及如何设计Access报表和宏。本书在进行案例讲解的过程中，详细介绍每一步操作背后隐含的Access数据库知识，让读者不但知其然，而且知其所以然，帮助读者轻松建立初步的数据库思维。
本书特别适合那些对Excel比较熟悉，想进一步利用Access知识提升个人和部门生产力的Office爱好者，以及那些想进一步利用Office技术优化本部门工作效率的职场工作人士阅读。除此之外，对于那些已经读过一些Access书籍，但仍然没有对Access建立一个整体概念的学习者，也非常适用！

第1章 小饭馆也要信息化 2
1．1 饭馆里的数据 4
1．2 规范的数据才有价值 6
第2章 数据规范化 9
2．1 拆分数据表格 11
2．2 对小张的建议 15
第3章 Excel的故事 18
3．1 Excel最后的演出 20
3．2 Excel数据处理过程 23
3．3 Excel搞不定 28
第4章 Access登场 32
4．1 为什么是Access 34
4．2 导入数据到Access 35
4．3 重新“组装”数据 41
4．4 Access简单查询 60
4．5 Access高级查询 73
4．6 时间去哪了 80
4．7 根据时间做决策 88
4．8 人人都是程序员 94
4．9 让用户操作更方便 109
4．10 添加、修改和删除 114
第5章 关系型数据库 123
5．1 表格之间的原生关系 125
5．2 Access的核心 137
第6章 设计报表 139
6．1 创建报表 141
6．2 制作打印按钮 156
第7章 按钮背后的故事 162
7．1 不写代码也编程 164
7．2 用宏导出Excel报告 167
7．3 那些隐藏的宏操作 174
结束语 180

饭馆里的数据
小张在一个不大不小的公司每天过着朝九晚五的生活，工作单调乏味，毫无激情与乐趣。某年某月的某一天，小张终于决定创业，开了一家小小的以送餐业务为主的饭馆。
饭馆位于一个很大的居民区，该居民区有五个大院（1号院至5号院），每个大院有几十栋高层。饭馆的主要业务就是给住在这里的居民和商户提供送餐服务。目前来看，小张的生意不错，前景良好。
随着生意的转好，小张原来那种手写笔记的管理方式渐渐显得力不从心，决定用电脑来管理客户和订单信息，虽然市场上已经有现成的饭馆管理软件出售，但小张并没有购买那些现成软件的打算，这样做的理由是：
（1）刚开始创业，以节俭为原则，暂时不想花这份儿钱；
（2）商品化的软件程式化，难以应付自己将来可能的业务创新；
（3）小张对Excel比较熟悉，觉得Excel一定能胜任饭馆的数据管理工作。
下面的数据就是小张饭馆里的Excel格式的订餐数据。在这里，本书作者要提示大家，要学习数据库知识，最重要的一点就是对数据的了解，因此，为了让大家快速了解数据，不让我们有限的脑力被无关的业务细节所干扰，作者对小张的订餐记录做了一些非常必要的简化处理。目前，小张饭馆里的数据描述如下，具体如下：
（1）Excel表格里只有三位客户：张3、李4、王5。
（2）张3、李4、王5各有3、4、5次订餐记录（为了好记）。
（3）每次客户订餐都有一个唯一的订单编号。
（4）送餐年月日的日期部分和订单编号的最后一位相同（为了好记）。
我们之所以对订餐记录这样简化，其目的是能够让我们尽快地熟悉数据，让随后的Access的学习过程变得轻松。这里的数据虽然经过了简化处理，但可以确信的是，这样的处理并不影响将来我们把本书中的理念应用于各自的工作实践。要知道，大家在继续阅读下面的内容之前，熟悉客户订单表格中的数据是必须的。
作为一个饭馆，除了客户订单外，菜品清单（也就是饭馆的“菜单”）当然是必不可少的，
一份客户订餐记录，一份菜品清单表，这就是目前小张饭馆的全部基础数据。饭馆在小张的悉心经营下，生意越来越好，很快就积累了几千条记录（我们并没有把几千条记录展示在这里，那样做只能扰乱我们的关注点，这里的十几行数据就足以说明问题了）。

……

Access都可以做什么
当你在商场或超市结账时，是否注意过收银员面前那个小小显示器上的软件？收银员利用这个软件，结合扫描设备，就可以完成扫描商品、记录销售金额、扣减库存、查看历史记录甚至退换货等操作，我们可以把这个软件叫作“卖货的软件”，如果用专业一点儿的术语来说，这其实是一个典型的“商品进销存软件”。
你可能会想，进销存软件，如此高大上的名字，不是企业里面用的吗？与我们的生活有什么关系？是的，进销存软件确实是企业里最常用的软件之一，但是，如果我告诉你，我们的生活时时刻刻都离不开类似软件，你还觉得这与你的生活无关吗？
进销存软件在本质上是数据记录和处理软件，在智能设备越来越普及的今天，其实各种智能设备无时无刻不在记录和处理关于你的数据。有时你甚至意识不到，你在计算机上的每一次网购操作，就连你的手机，可能每天都在偷偷地监视着你的行踪，记录着你每一笔移动钱包上的消费，保存着你的每一句聊天记录，并有可能偷偷上传到云端服务器，记录在数据库里。记得有人说过：“互联时代无隐私”，一点也不夸张！
在数据库无处不在、数据库思维无处不在的今天，不主动了解一点数据库知识，真的有点OUT了。特别是对于已经熟悉Excel的我们，学习点数据库知识，不但可以帮助我们理解这个数字时代，而且还能提高我们的工作效率。
回到前面超市收银台的场景，如果我告诉你，利用Office中的Access软件也能制作出功能类似的软件，并且，更为神奇的是，仅靠Access软件，你几乎不用编写一句程序代码，让普通Office用户也能过上一把软件设计的瘾，会不会感到有些惊讶？
Access作为Office的组件之一，在众多领域中发挥着作用：利用Access构建中小型企业的生产、计划、库存、销售、人事管理、培训等数据库管理系统，以及用Access建立大公司的“部门级”应用等。不仅如此，Access还是一款极具效力的个人生产力提升工具，在很多Excel难以施展其能力的场所，也能轻松应对。
一提到数据库，有些人（特别是对数据库一知半解的人）动不动就拿Oracle、SQL Server等大型数据库系统说事儿，在这里我告诉大家，如果你想学习数据库知识，Access绝对是一款最好的入门工具，理由不用多，单指其易获得性、易安装性及普及性就足够了。Access作为一款易学易用，功能灵活的小型桌面数据库软件，其能力主要体现在以下两个方面。
（1）简单的操作，强大的功能
Access具有可视化的使用界面，这一点在所有的数据库软件里面是领先的。给人印象尤其深刻的是其可视化查询设计界面，至今无人能出其右，本书会重点介绍这方面知识。
由于本书是写给Excel用户作为Access的入门学习的，很多地方会以Excel作为Access的参照物进行对比。我们知道，同为Office组件之一的Excel具有灵活的数据处理和分析能力，然而，其能力是有局限的，比如，当涉及两个数据表之间的“关联”操作时，再比如两个表格之间的“一对多查找”、两个表格之间的“同步修改删除”操作，Excel几乎无能为力，而在Access中，这些都能以其内置功能轻松解决，非常容易。
利用Access中强大的查询功能，我们可以容易地进行各类统计分析操作，方便地组合多个相关的数据表格，实现灵活的表间操作。此外，在处理数据的数量方面，相对于Excel，Access在分析处理上万条记录、十几万条记录及以上的数据时，速度相当快捷且容易操作，极大地提升了部门的工作效率。
在数据处理自动化方面，Excel往往需要编写VBA程序代码来实现，而在Access中，利用其自带的“宏”功能，我们几乎可以抛弃VBA，以鼠标拖拽的方式，把Access中一个个基础的操作像搭积木一样按照自定义的顺序排列起来，形成连续、定制化地逻辑，轻松完成数据处理的自动化操作，大大降低了用户学习Access的难度。
（2）Access可以用来开发软件
开发软件向来被人们认为是一种高智商的活动，对于没有接受过编程训练的人来说，学习编写程序代码不亚于学习火星文，而Access对这一切有所改变。
Access可以用来开发各种数据库相关的软件，比如生产管理、销售管理、库存管理等各类企业管理软件。利用Access，我们可以轻松建立数据之间的关系，并且在不写程序代码的情况下，模拟真实商业活动的业务逻辑，设计出功能完善的软件界面。此外，我们还可以通过Access的“报表”功能，设计出符合用户需求的各种格式报告，满足软件用户的个性化需求。通过本书的学习，你会发现，Access作为一款数据库应用的“傻瓜”软件，即使是非计算机专业人员，也能学会。
Access软件满足了那些从事企业管理工作人员的需要，让他们不需要学习那些高大上的编程语言就能开发出实现自己管理思想的软件，让他们借助用软件来规范企业的业务规则，推行其管理理念，实现先进管理思想的真正“落地”。在这个意义上，Access帮助非计算机专业的管理人员实现了开发软件的“梦想”，能够把自己变成“懂管理会编程”的复合型人才。
很多管理人员都有自己的绝妙想法和创意，他们也能很清晰地把这些想法和创意用文字表达出来，但却因为这些想法和创意需要一些计算机知识去实现，因此经常感觉束手无策。或者，不得不等待“永远很忙”的信息技术（IT）部门的支援，以至于好的想法和创意长时间无法变为现实。因此，如果我们能够花一些时间，学习一些Access知识，依靠自己的力量编写一个体现自己独特管理思想的软件，把这些创想变成现实，岂不快哉！
Access和Excel的对比
（1）“自由”软件与“强规则”软件
与Access对用户的要求相比，Excel几乎是一种“自由”软件，对用户的操作行为几乎没有任何约束，用户可以在Excel单元格里输入任何内容，比如，文本、数字、日期等，甚至，如果你愿意，也可以在Excel单元格中输入一整篇文章！
Access却是一种“强规则”软件，用户在使用Access之前，必须了解一些要遵守的“规则”，否则你会处处碰壁。比如，在Access数据表中，如果某一列中规定了只能输入日期，那么其绝对不会接受日期以外的其他内容。否则，Access会以报错的方式表示抗议；再如，如果规定表格中的某一列不能有重复内容出现，你就必须遵守这个规则，除非你事先改变了规则。
这些严格的“规则”，似乎让Access变得“高傲”，不像Excel，几乎任何人都可以“调戏”它一下，在Excel工作表中随便输入点什么，然后再画个边框，就能作出一点儿看似有用的东西来。然而对于Access，如果你不懂它的规则，可能连一个字符都无法输入。但是，一旦你了解了Access中那些并不算多的几个“规则”，它就会变得服服贴贴、老老实实地听你指挥。在使用Access提升我们的工作效率之前，必须了解一些Access的规则。
民间有句俗话，叫作“没有规矩，不成方圆”，正是Access中的各种“规则”避免了将来数据处理活动中的各种“意外”的发生。君不见，在Excel中，由于用户一开始对数据组织的不规范，造成Excel报告难以理解，难以维护，难以扩展的例子比比皆是！
（2）当前的Access培训存在问题
如果你恰巧是在大一点的书店翻阅本书，那么，请你随便翻阅几本其他国内作者出版的关于Access的书籍，你会发现，这些书籍基本都遵循一个套路，那就是如何建立数据表、建立查询、设计窗体和制作报表。这个逻辑本身并说不上是什么错误，然而，作为一个Access培训资料，只让读者知其然，而不知其所以然。只介绍了Access的操作，却没有介绍这些操作背后隐藏的逻辑，这是不对的。按照这种教材学习，充其量也只能成为Access操作工，而不能成为潜在的数据库管理软件的设计者。
对于当前Access的培训机构，基本也存在着同样的问题，很多培训师只是按照培训材料上的操作步骤，告诉学员先点击什么，后点击什么，经常把Access的核心内容淹没在琐碎的操作细节之中，让学员感到茫然，难以抓住培训的重点。
这本书将竭力避免当前Access书籍和培训中普遍存在的问题，以案例教学的方式，通过一个简单的小饭馆数据库管理程序的开发过程，介绍如何规范化Access数据、如何设计和查询窗体，以及如何设计Access报表和宏。本书不仅介绍Access的操作，而且详细介绍这些操作背后隐含的Access数据库方面的知识，让大家知其然，而且知其所以然。
Access作为一款流行的小型数据库软件，相对于其他数据库软件产品，易学易用，在最大程度上避免了用户的编程需求，但是有得必有失，Access为了保持其开发的灵活性，在开发过程中会涉及各种各样的设置选项，介绍Access中每个选项的设置方法和设置效果是庞杂且无趣的，所以，在本书中我们将以一个小饭馆的管理软件为例，从头到尾地介绍整个软件的设计过程。在设计过程中，我们只对案例中用到的设置选项进行详细的介绍，这样可以避免分散我们的思路，减少我们的学习负担。
本书学习指导
本书不是一本大而全的Access书籍，而是一本以案例为导向，帮助读者快速了解Access的功能，初步理解数据库思维，并能在一步步引导下，开发出一个小型数据库管理软件的案例手册。
因为本书假设读者对Excel已经有了一定程度的了解或使用经验，所以没有像大多数Access书籍那样，开始就引入了大量的数据库专业术语，而是以读者的Excel知识为基础，逐渐过渡到Access的学习之中，让读者感觉到不是在学习一门全新的Access技术，而是在已掌握的Excel技术基础上的“自然扩展”。尽最大努力减轻读者的学习负担。
本书适合那些对Excel比较熟悉，想进一步利用Access知识提升个人和部门生产力的微软Office爱好者，以及那些想进一步利用微软Office技术优化本部门工作效率的职场工作人士阅读。除此之外，对于那些已经读过一些Access“操作手册”，但对Access还没有建立一个整体印象的Access初学者，也非常适用！
最后，我们打个比方，如果说学习Excel是学习一种“技能”，那么学习Access才是学习一种“技术”。如果你已经掌握了Excel，那么学习一些Access知识会让你的数据分析和处理能力有质的飞越——还在固步于Excel？我们都在用Access了！
案例下载地址
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林书明
2015.12